Palestras, reuniões, feedbacks e aulas são atos comunicativos. Precisam ser planejados, apesar do improviso ser parte inerente. Podemos usar diversas metodologias e ferramentas. O clássico 5W e 2H tradicional em Publicidade poderia ser usado. Se preferir, adote modelos de Design Thinking ou qualquer outro que conheça e prefira. Não basta saber o que comunicar, deve-se saber como! Planejar é fundamental. As bases do planejamento serão os objetivos da apresentação e o perfil do público. Ou seja, que resultado quer de quem?!
Palco – N
Adoto a metodologia P.a.l.c.o – N. Você perceberá, mesmo em sua versão resumida, que os elementos centrais dos diversos modelos de planejamento estão presentes nele.
P: Perfil dos públicos envolvidos
O orador e a platéia devem ser analisados. Saber se são visuais, auditivos ou táteis ajudará na montagem do material de apoio. Conhecer o grau de interesse no tema, a motivação para participarem da atividade e o nível proficiência no conteúdo tratado, permitirá determinar os tópicos, os recursos, a abordagem e a linguagem. Quem fala, o orador, é tão importante quanto o conteúdo. Sua reputação, cargo, organização em que trabalha e capacidade de interagir com a platéia também podem ser determinante para o sucesso da apresentação. Na maioria das vezes, não temos acesso a um mapa ou a testes de perfil. Você pode prestar atenção nas metáforas, nos exemplos e na forma de falar de sua plateia. A própria profissão ou o cargo costumam dar indícios sobre as características das pessoas. Fique atento(a).
A: Ambiente
O contexto, o clima e antecedentes devem ser levados em consideração.
O ambiente se refere ao contexto no qual a fala irá se dar. Um mesmo tema, com um mesmo objetivo precisará de ajustes se o contexto mudar. Sendo assim, compreenda o contexto da apresentação.
O contexto pode ser mapeado a partir de diversos elementos, mas você pode começar se perguntando: (1) é a primeira vez que a plateia ouve alguém falar sobre o tema?; (2) as pessoas procuraram conteúdo da palestra ou foram obrigadas a assistirem?; (3) existe alguma animosidade ou descrença em relação ao tema ou a você?; (4) as pessoas terão material de suporte durante sua apresentação, só receberão depois ou não terão nada? Poderíamos colocar uma grande quantidade de elementos, mas no final, o que você está se perguntando é: o clima é positivo ou negativo, reativo ou receptivo ao tema, a você ou à organização que está representando?
L: Local
A infra-estrutura, os recursos técnicos e a disposição das cadeiras e mesas deve ser pensada
Estar em um palco ou tablado lhe dará uma relação diferente com a plateia do que se estiver no mesmo patamar do que eles. Se estiverem em um auditório, um anfiteatro, uma sala de aula, uma sala de imprensa ou em ambiente externo, você concorrerá com fatores distintos.
Recursos físicos ou técnicos: o local pode ter diversos recursos. O uso adequado poderá potencializar os resultados de aprendizado, mobilização e engajamento.
C: Conteúdo
O tema, a hierarquia e a ordem das informações, bem como o grau de complexidade, precisam ser planejados.
Agora que você já sabe as premissas e definições de sua apresentação, está na hora de organizar os conteúdos a serem mostrados. Três elementos estão sendo tratados aqui: (a) o que será dito, (b) em que ordem ser mostrado, (c) com que recursos. Sua apresentação é um texto. A lógica é a mesma. Abertura, desenvolvimento/detalhamento, conclusão. Contudo, não precisa ser linear, em ordem direta. A decisão da sequência dependerá de quem é o público, do efeito a ser causado e do tempo que você tem.
Hierarquia de valor/importância dos conteúdos: uma dica interessante para saber o que é indispensável (tem que ser dito), o que é importante (melhora o resultado) e útil (floreios e acréscimos) é avaliar o que você cortaria se tivesse apenas 30 segundos para falar. Tudo o que permanecer é fundamental.
O: Objetivo
O ponto de partida é onde queremos chegar. Não caia na tentação de abrir um programa de apresentações e “jogar” conteúdos. É a pior forma de começar. Pode até funcionar, mas será por sorte, não por estratégia. Qual é o seu objetivo mais importante. Em comunicação, marketing ou em pesquisa, quem quer falar sobre tudo e abranger todas as possibilidades, acaba não falando de nada. Menos é mais. Seja direto. Identifique o ponto mais importante. Por tanto, pergunte: qual é o objetivo principal?
Ao saber o que se pretende com a exibição de um tema podemos determinar como o mostraremos. Você pode usar gráficos, tabelas, exemplos, os dados originais da pesquisa, comparar com os resultados de séries históricas, indicar relação de causalidade com algum outro dado.
Comece pelo fim: do resultado aos conteúdos.
N: Narrativa
O fio condutor do tema, o estilo, a forma da apresentação, os recursos técnicos, o design e sequência são parte de como você irá narrar o conteúdo. É comum vermos pessoas apresentando pesquisas, dados ou dimensões estratégicas como uma lista de tópicos. Se for apenas para ler o que está na lista, envie o material por e-mail. Sua presença e o tempo de apresentação não terão propósito. Quando você é a apresentação, sua narrativa será apoiada pelo material. Se é uma narrativa, é importante fazer um relato, dar sentido, significado para o que as pessoas estão vendo no material de suporte.
As narrativas funcionam como as novelas, filmes ou minisséries de Tv. Ao final de um bloco temático, fica o suspense que irá puxar o próximo episódio. Deixamos um gancho, mistério ou elemento a ser resolvido no próximo bloco temático. É um jogo de tensão e relaxamento: problema e solução ou dúvida e resposta. Você pode alternar questionamentos, micro conclusões, textos, imagens, vídeos e gráficos pertinentes. Use o que for fundamental. Seja visual. Alterne momentos de relaxamento e de tensão e termine em alta.
Pense como o roteirista de um filme.
Se você começar a olhar para as suas apresentações como narrativas, terá resultados ainda melhores.
